실패하는 PT
조선비즈 | 문필봉·휴넷 지식전략본부장 |
국내 한 광고회사는 A콜라회사의 광고를 수주하기 위해 프레젠테이션을 하는 자리에 B콜라 회사 제품을 들고 들어갔다. 즉시 입찰에서 떨어졌음은 물론이다. 다른 광고사에 비해 발표 내용은 우수했지만, 평가자로 참석한 A콜라회사 임원이 B콜라 제품을 발견하고 최하점을 줬다고 한다.
문필봉·휴넷 지식전략본부장
직장인들이 프레젠테이션에서 실패하는 이유는 다양하다. 가장 흔한 실패 원인은 발표자가 사전에 청중을 파악하지 못한 경우다. C기업의 D부장은 지난해 경영진 앞에서 중국 사업에 대한 프레젠테이션을 진행했다. D부장은 경영진이 이미 중국 사업에 관심이 높은 것으로 생각하고, 중국 진출의 필요성을 강조하는 내용만 준비했다. 하지만 참석 임원 중 일부가 중국 사업의 부정적인 측면을 거론하면서 질문을 던지자 말문이 막혀버렸다. 이런 실패를 막기 위해선 사전에 청중이 프레젠테이션을 통해 얻으려고 하는 것이 무엇인지, 업무에 대한 이해도는 어느 수준인지 조사할 필요가 있다.
또 청중이 발표자가 의도하는 방향과 정반대의 질문을 할 경우에 대비해 사전에 보충자료를 반드시 준비해야 한다. 프레젠테이션 도중에 발표자가 의도하는 방향과 다른 질문이 나오면 곧바로 준비했던 보충자료를 꺼내 추가 설명을 하면서 청중을 설득해야 한다.
발표자가 시선을 허공에 두는 것은 금물이다. 평가자는 계속해서 청중과 눈을 맞춰야 한다. 눈을 마주치는 것은 청중으로부터 묵언의 동의를 얻어내기 위함이다. 일반적으로 발표자와 눈을 마주친 평가자는 점수를 후하게 주고, 일부러 비판적인 질문을 하는 경우가 드물다는 것이 프레젠테이션 전문가들의 공통된 견해다.
가능하면 발표 현장에 미리 가서 사전 점검을 하는 것도 실패를 줄이는 방법이다. 휴대용 저장장치(USB)에 저장해 놓은 발표 자료가 현장의 노트북에서는 열리지 않아 낭패를 보는 경우가 종종 발생한다. 가능하면 현장의 시설을 미리 확인하고, 사전에 장비를 시험해 볼 필요가 있다. 동선을 치밀하게 짜놓는 것도 요령이다.
남이 만든 자료를 대신 발표하는 것은 가급적 하지 않도록 한다. 발표자가 내용을 완벽하게 이해하지 못하면 제대로 전달하기도 어렵고 질문에 답하기도 힘들다.